Avis de confidentialité en matière de recrutement

Portée et objectif de la présente déclaration de confidentialité

Vous avez manifesté votre intérêt pour un poste au sein du cabinet Dechert (Paris) LLP (« Dechert », « nous », « nos », « notre »). La présente déclaration de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, partageons et traitons vos données personnelles conformément aux lois applicables en matière de protection des données, en particulier le Règlement général sur la protection des données (« RGPD »).

En tant que cabinet d'avocats international, nous veillons à ce que tous nos bureaux traitent tous les types de données (qu'elles soient personnelles ou confidentielles) selon les mêmes normes élevées de protection et de transparence.

Nous pouvons fournir des avis de confidentialité supplémentaires dans des cas spécifiques lorsque nous collectons ou traitons des données à caractère personnel vous concernant, afin que vous soyez pleinement informé de la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel et des raisons pour lesquelles nous le faisons. Ces avis supplémentaires doivent être lus conjointement avec le présent avis de confidentialité relatif au recrutement.

Qui sommes-nous ?

Nous sommes un prestataire mondial de services juridiques stratégiquement implanté dans des lieux clés ; notre structure comprend des entités juridiques et des partenariats enregistrés dans différentes juridictions, dont certains sont des entités à responsabilité limitée. Pour plus de détails, veuillez consulter notre avis juridique disponible sur notre site web.

Nous sommes responsables du traitement des données, et la présente déclaration de confidentialité est publiée au nom de toutes les entités Dechert, qui sont toutes conjointement responsables du traitement de vos données personnelles.

Pour toute question relative à la confidentialité, vous pouvez nous contacter par e-mail à l'adresse AllPrivacy@dechert.com. Vous pouvez également contacter directement notre bureau de Paris, situé au 22 rue Bayard, 75008 Paris, France.

Qu'est-ce qu'une donnée à caractère personnel ?

Les « données personnelles » désignent toute information vous concernant, telle que votre nom, votre lieu de résidence, vos adresses e-mail, vos numéros de téléphone, etc. Les données personnelles n'incluent pas les données à partir desquelles vous ne pouvez plus être identifié.

Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet; comment les collectons-nous et à quelles fins les utilisons-nous ?

Les types de données personnelles vous concernant que nous pouvons collecter, stocker et utiliser sont indiqués dans le tableau ci-dessous. Dans chaque cas, nous avons précisé la finalité et la « base légale » du traitement de ces données. Le RGPD spécifie certaines « bases légales » sur lesquelles nous pouvons nous appuyer pour utiliser vos données personnelles. Le plus souvent, nous nous appuierons sur une ou plusieurs des bases légales suivantes pour traiter vos données personnelles :

si vous avez donné votre consentement explicite à cet effet ;
si nous en avons besoin pour exécuter un contrat que nous avons conclu ou que nous pourrions conclure avec vous ;
si nous en avons besoin pour nous conformer à une obligation légale ; ou
si nous avons un intérêt légitime qui ne soit pas supplanté par vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux.

Veuillez noter que ce tableau présente des exemples de données personnelles que nous pouvons collecter, mais que, dans la pratique, nous ne collectons pas nécessairement toutes les données de ces exemples, mais seulement certaines d'entre elles.

Catégorie de données à caractère personnel	Exemples	Finalité	Base juridique du traitement	Intérêt légitime (le cas échéant)
Coordonnées	Nom, adresse, adresse e-mail et numéro de téléphone, ainsi que photographie si fournie	À des fins administratives pendant le processus de recrutement	Intérêts légitimes	Pour contacter les candidats à un emploi pendant le processus de recrutement
Documents liés à la candidature fournis par les candidats	Formulaire de candidature, CV et lettre de motivation, diplômes	Évaluer les candidats à un emploi	Intérêts légitimes	Prendre des décisions en matière de recrutement et maintenir des normes d'intégrité et d'excellence au sein de notre personnel
Documents de candidature générés par la société	Commentaires et notes issus des entretiens ou d'autres processus de sélection	Prendre des décisions en matière de recrutement	Intérêts légitimes	Prendre et justifier des décisions en matière de recrutement et maintenir des normes d'intégrité et d'excellence au sein de notre personnel
Détails concernant rémunération	Niveau actuel des droits à salaire et avantages sociaux	Prendre des des décisions concernant les paquet financier sur proposé	Intérêts légitimes	Garantir que des conditions financières appropriées et attractives sont proposées aux candidats à un emploi

Données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions

Pour certains postes, nous sommes tenus de demander des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions, car cela est nécessaire pour remplir nos obligations et exercer certains droits en matière d'emploi/labor et de normes réglementaires.

Que se passe-t-il si vous ne fournissez pas les données à caractère personnel que nous vous demandons ?

Vous êtes libre de nous fournir ou non vos données à caractère personnel. Si vous ne nous fournissez pas tout ou partie des données à caractère personnel que nous demandons, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre candidature.

Changement d'objectif

Nous n'utiliserons vos données personnelles qu'aux fins pour lesquelles nous les avons collectées (comme indiqué dans les tableaux ci-dessus), sauf si nous estimons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison compatible avec l'objectif initial. Si nous devons utiliser vos données personnelles à des fins non liées, vous serez informé de la base juridique qui nous autorise à le fair.

Collecte de données à caractère personnel vous concernant auprès de tiers

En plus des données que nous collectons auprès de vous pendant le processus de recrutement, nous pouvons recevoir des données personnelles vous concernant de la part de tiers, tels que:

des consultants en recrutement/des cabinets de recrutement;
des sources publiques, y compris tout service accessible sur Internet que vous utilisez à des fins de réseautage professionnel, par exemple LinkedIn; et
d'autres agences tierces que nous chargeons d'effectuer des vérifications d'antécédents.

Avec qui partagerons-nous vos données personnelles ?

Nous ne partagerons pas vos données personnelles avec des tiers externes, sauf si votre candidature est retenue et que nous vous proposons un emploi. À ce stade, nous demanderons à nos prestataires chargés de vérifier les antécédents professionnels de vous contacter directement afin de faciliter la prise de contact avec vos anciens employeurs pour obtenir des références vous concernant et, le cas échéant, pour obtenir les vérifications nécessaires de votre casier judiciaire. Vous recevrez de plus amples informations sur ce processus directement de la part de notre prestataire chargé de vérifier les antécédents professionnels.

Transfert de données personnelles depuis l'Espace économique européen (EEE)

Nous pouvons transférer vos données personnelles d'un bureau Dechert situé dans l'EEE vers un bureau Dechert situé en dehors de l'EEE. Nous veillerons toujours à ce qu'il existe une méthode de protection appropriée pour ce transfert de données, afin que vos données personnelles soient traitées d'une manière conforme à, et respectueuse des lois européennes et autres lois et réglementations applicables en matière de protection des données. Nous avons mis en place des clauses contractuelles types de l'UE comme méthode de protection. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations à ce sujet, vous pouvez en faire la demande à l'adresse AllPrivacy@dechert.com.

Combien de temps conservez-vous mes données personnelles ?

Si votre candidature n'est pas retenue, nous conserverons vos données dans nos dossiers pendant deux ans maximum après la fin du processus de recrutement concerné. Si vous acceptez que nous conservions vos données personnelles dans nos dossiers, nous les conserverons pendant une année supplémentaire afin de les prendre en considération pour de futures opportunités d'emploi. À la fin de cette période ou avant, vous pouvez retirer votre consentement en nous en informant à l'adresse AllPrivacy@dechert.com. Vos données seront alors supprimées ou détruites de manière sécurisée, conformément à notre politique de conservation des dossiers.

Si votre candidature est retenue, les données personnelles recueillies au cours du processus de recrutement seront transférées dans votre dossier personnel. Les durées de conservation de vos données personnelles sont expliquées dans notre avis de confidentialité destiné au personnel, qui vous sera communiqué si votre candidature est retenue.

Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos données personnelles afin qu'elles ne puissent plus être associées à vous, auquel cas elles ne constituent plus des données personnelles.

Vos droits concernant vos données personnelles (pour les candidats postulant à des postes dans l'EEE ou basés dans l'EEE)

En tant que personne physique, vous disposez de droits que vous pouvez exercer dans certaines circonstances en ce qui concerne les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet. Ces droits sont les suivants :

demander l'accès à vos données personnelles (communément appelé « demande d'accès de la personne concernée ») et demander certaines informations relatives à leur traitement ;
demander la rectification de vos données personnelles ;
demander l'effacement de vos données personnelles ;
demander la limitation du traitement de vos données personnelles ;
vous opposer au traitement de vos données personnelles.

Vous avez également le droit de recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de nous demander de transmettre vos données personnelles à un autre responsable du traitement si :

vous nous avez fourni les données à caractère personnel ; et le traitement est fondé sur le consentement, ou le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat entre vous et nous et le traitement est effectué par nous par des moyens automatisés, sous réserve de toute restriction légale applicable.

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter à l'adresse AllPrivacy@dechert.com.

Réclamations

En cas de réclamation, veuillez nous contacter à l'adresse AllPrivacy@dechert.com.

Vous avez le droit de déposer une réclamation à tout moment auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, l'autorité française de contrôle en matière de protection des données.

Frais

L'exercice de vos droits individuels mentionnés dans la présente déclaration de confidentialité relative au recrutement n'entraîne aucun frais. Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande d'exercice de vos droits individuels est manifestement infondée ou excessive. Nous pouvons également refuser de donner suite à votre demande dans de telles circonstances.

Pas de prise de décision automatisée

Nous n'utilisons pas de techniques de prise de décision automatisée ou de profilage.

Délégué à la protection des données

Notre délégué à la protection des données est Olaf Fasshauer. Vous pouvez le contacter à l'adresse suivante: Erika-Mann-Strasse 5, 80636 Munich, Allemagne ou par e-mail à l'adresse AllPrivacy@dechert.com.

Ce dont nous pouvons avoir besoin de votre part

Nous pouvons être amenés à vous demander des informations spécifiques afin de nous aider à confirmer votre identité et à garantir votre droit d'accès aux informations (ou d'exercer tout autre droit). Cela permet de garantir que les données à caractère personnel ne sont pas divulguées à des personnes qui n'ont pas le droit de les recevoir.

Droit de retirer votre consentement

Dans les rares cas où vous avez donné votre consentement à la collecte, au traitement et au transfert de vos données personnelles à des fins spécifiques, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment pour ce traitement spécifique. Pour retirer votre consentement, veuillez nous contacter par e-mail à l'adresse AllPrivacy@dechert.com. Une fois que nous aurons reçu la notification du retrait de votre consentement, nous ne traiterons plus vos informations aux fins pour lesquelles vous aviez initialement donné votre consentement, sauf si nous disposons désormais d'une autre base juridique pour le faire.

Modifications apportées à la présente déclaration de confidentialité relative au recrutement

Nous nous réservons le droit de mettre à jour la présente déclaration de confidentialité relative au recrutement à tout moment, et nous publierons une version mise à jour de cette déclaration sur notre site web.

Informations complémentaires

Si vous avez des questions ou souhaitez obtenir de plus amples informations, n'hésitez pas à contacter AllPrivacy@dechert.com.